A kormányhivatal nyugdíjbiztosítási ellenőrzési szakterülete a foglalkoztatót előzetesen értesíti az ellenőrzésről, melynek során közli, hogy mely dokumentumok előkészítése szükséges. Az ellenőrzés megtartásához szükséges feltételeket a gazdálkodó szervezetnek (a cégnek) kell biztosítania. Amennyiben a dokumentumokat nem a szervezet székhelyén, hanem a könyvelőnél tudja az ellenőrzésnek bemutatni, ezt a tényt a szakellenőrzésnek jeleznie kell. Ezt az értesítésben megadott telefonszámon, FAX számon, e-mail címen vagy levelezési címen teheti meg. Ebben az esetben Önnek is a könyvelőnél kell tartózkodnia az ellenőrzés időpontjában, vagy teljes körű képviseletre szóló meghatalmazást szükséges a könyvelő részére adnia annak érdekében, hogy az eljárás jogszerűen lefolytatható legyen.