Az adategyeztetési eljárás során Ön helyett meghatalmazott is eljárhat a személyes, illetve hagyományos írásban történő ügyintézés során. Ez azt jelenti, hogy szabályos meghatalmazást kell adni a meghatalmazott személy részére, melyben a szokásos személyi adatokon kívül azt is fel kell tüntetni, hogy milyen eljárásban, milyen ügyintézési körben járhat el a meghatalmazott személy. A nyugdíjbiztosítási igazgatási szerv az eljáró személy képviseleti jogosultságát vizsgálja, vagyis kéri a meghatalmazást.

Elektronikus ügyintézés keretében az ügyfélkapun keresztül csak saját ügyet lehet intézni, más személy nem járhat el, mivel az ügyfélkapu rendszer olyan elektronikus ügyintézési rendszer, amely elektronikusan azonosítja a belépett személyt, így ügyfélkapus hozzáférésén keresztül kizárólag az ügyfélkapun belépett személyre vonatkozó dokumentum küldhető be.